Datenschutzbestimmungen fur die website

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Modalitäten der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Epta S.p.A. über die digitale Plattform MyEpta (nachfolgend die „Plattform“), die über die Website https://www.myepta.com zugänglich ist.

Die Plattform ist ein digitales Portal für Fachleute (B2B), über das Epta S.p.A. Kunden und deren bevollmächtigten Vertretern (die „Nutzer“) Informationen, Dokumentationen, Daten und Dienstleistungen (die „Dienstleistungen“) in Bezug auf industrielle Kühlprodukte (die „Assets“) zur Verfügung stellt, die an Verkaufsstellen oder Betriebsstandorten („Stores“) der Kundenorganisationen der Epta Group (die „Organisationen“) installiert sind.

Die Dienstleistungen können – abhängig von den Zugriffsberechtigungen der Nutzer und den von ihren Organisationen abonnierten Dienstleistungen – die Anzeige und Analyse technischer und betrieblicher Daten in Bezug auf die Assets umfassen, einschließlich Betriebsparameter, Leistungsdaten, Energieverbrauch, Meldungen von Störungen sowie Unterstützung bei Wartungstätigkeiten.

Der Zugang zu den Dienstleistungen setzt den Abschluss der Registrierungsverfahren des Nutzers sowie die Überprüfung und Zuordnung des Nutzerkontos zur entsprechenden Organisation voraus (nachfolgend „Account Pairing“) und erfolgt ausschließlich innerhalb der Grenzen der dem Nutzer zugewiesenen Zugriffsberechtigungen und der von der jeweiligen Organisation abonnierten Dienstleistungen.

Im Rahmen der Nutzung der Plattform können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die sich auf identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen beziehen.

Gemäß und für die Zwecke der Artikel 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) stellt Epta S.p.A. in ihrer Eigenschaft als Verantwortlicher diese Datenschutzerklärung in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzer bereit.

Diese Datenschutzerklärung dient dazu, die Modalitäten der Verarbeitung personenbezogener Daten, die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung, die Aufbewahrungsfristen sowie die Rechte der betroffenen Personen zu beschreiben.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Epta S.p.A., Cod. Fisc. e P. IVA IT 04160730968, mit Sitz in Via Mecenate, 86 - 20138 Mailand, Italien, Tel. +39 02 55403211, E-Mail uffamministrativi@pec.eptarefrigeration.com (nachfolgend auch „Epta“, „Gesellschaft“ oder „Verantwortlicher“).

Epta hat gemäß den Artikeln 37–39 der DSGVO einen Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer – DPO) benannt, der unter folgender Adresse kontaktiert werden kann:

c-dpo@external.eptarefrigeration.com

2. Welche Arten von Daten werden auf der Plattform verarbeitet, zu welchen Zwecken und auf welchen Rechtsgrundlagen?

Auf der Plattform werden die folgenden Arten personenbezogener Daten zu den nachstehend angegebenen Zwecken und auf den entsprechenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:

2.1. Navigationsdaten

Zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, die Sicherheit der Plattform zu gewährleisten, Verantwortlichkeiten im Falle möglicher Cyberstraftaten zum Nachteil der Website festzustellen, deren ordnungsgemäße Funktionsweise zu überprüfen und statistische Informationen über ihre Nutzung zu erhalten [Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO], erfassen die für den Betrieb dieser Website und der Plattform eingesetzten IT-Systeme und Softwareverfahren im Rahmen ihres normalen Betriebs bestimmte personenbezogene Daten, deren Übermittlung mit der Nutzung der Internet-Kommunikationsprotokolle verbunden ist.

Es handelt sich dabei um Informationen, die nicht erhoben werden, um sie bestimmten betroffenen Personen zuzuordnen, die jedoch aufgrund ihrer Natur durch Verarbeitung und Verknüpfung mit Daten im Besitz Dritter eine Identifizierung der Nutzer ermöglichen könnten.

Zu dieser Datenkategorie gehören die IP-Adressen oder Domainnamen der von den Nutzern verwendeten Computer, die sich mit der Plattform verbinden, die URI-Adressen (Uniform Resource Identifier) der angeforderten Ressourcen, der Zeitpunkt der Anfrage, die für die Übermittlung der Anfrage an den Server verwendete Methode, die Größe der als Antwort erhaltenen Datei, der numerische Code, der den Status der vom Server bereitgestellten Antwort angibt (erfolgreich, Fehler usw.), sowie weitere Parameter in Bezug auf das Betriebssystem und die IT-Umgebung des Nutzers.

Nachfolgend finden Sie eine beispielhafte Liste der Informationen, die wir möglicherweise erfassen:

• Internetprotokolladresse (IP-Adresse);
• Browsertyp und Parameter des Geräts, das für die Verbindung mit der Website und/oder der Plattform verwendet wird;
• Name des Internetdienstanbieters (ISP);
• Datum und Uhrzeit des Besuchs;
• Website, von der der Besucher kommt (Referral), und Ausstiegsseite;
• gegebenenfalls die Anzahl der Klicks.

Die Erhebung dieser personenbezogenen Daten erfolgt automatisch während der Navigation auf der Website und/oder der Plattform. Ihre Bereitstellung ist daher für alle Nutzer und Besucher der Website und/oder der Plattform erforderlich.

2.2. Vom Nutzer freiwillig bereitgestellte Daten

a) Zur Erfüllung des Dienstleistungsvertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, und/oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen [Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO]:

Im Zusammenhang mit der Registrierung auf der Plattform und deren Nutzung werden die vom Nutzer bereitgestellten personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Ermöglichung der Registrierung auf der Plattform und Erstellung eines Nutzerkontos, das in der Anfangsphase die Form eines vorläufigen technischen Kontos („Pending Technical Account“) annimmt, das für die Verwaltung der Account-Pairing-Anfrage erforderlich ist;
• Verwaltung der Zugriffsanfrage des Nutzers und des Account-Pairing-Prozesses, d. h. Überprüfung und Zuordnung des Kontos zur entsprechenden Organisation, der der Nutzer angehört. Dies umfasst die Überprüfung der Identität des Nutzers, seiner Zugehörigkeit zur Organisation oder seiner Berechtigung, im Namen der Organisation zu handeln, sowie die Überprüfung der Richtigkeit der bereitgestellten Informationen;
• Festlegung des autorisierten Zugriffsbereichs des Nutzers auf der Grundlage seiner Rolle und der in den Systemen des Verantwortlichen verfügbaren Informationen, wie beispielsweise Organisation, Account Number, Store, Assets und Dienstleistungen;
• Ermöglichung der Nutzung der Dienstleistungen nach Abschluss des Account Pairing innerhalb der Grenzen der dem Nutzer zugewiesenen Zugriffsberechtigungen und der von der jeweiligen Organisation abonnierten Dienstleistungen.

Zur Klarstellung: Die Registrierung führt zunächst zur Erstellung eines Pending Technical Account, der ausschließlich zur Verwaltung des Account-Pairing-Prozesses verwendet wird. Dieses Konto ermöglicht weder den Zugang zu den Dienstleistungen noch zu anderen geschützten Funktionen der Plattform. Der tatsächliche Zugang zu den Dienstleistungen setzt den Abschluss der Account-Pairing-Verfahren durch den Nutzer voraus. Diese bestehen im Wesentlichen darin, dem Pending Technical Account gemäß den innerhalb der Plattform bereitgestellten Anweisungen eine gültige Account Number zuzuordnen. Der Zugang ist auf die dem Nutzer zugewiesenen Zugriffsberechtigungen und die von der jeweiligen Organisation abonnierten Dienstleistungen beschränkt.

Für die Erstellung des Pending Technical Account werden folgende Daten benötigt: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, zugehörige Organisation und Land/geografisches Gebiet. Für den Abschluss des Account-Pairing-Prozesses können zusätzliche Daten erforderlich sein, darunter die Account Number und Informationen über die Rolle des Nutzers innerhalb der Organisation.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist freiwillig, jedoch für die Registrierung auf der Plattform und den Zugang zu den Dienstleistungen erforderlich. Andernfalls ist es nicht möglich, ein Konto zu erstellen oder die Plattform zu nutzen.

Wird der Account-Pairing-Prozess nicht abgeschlossen, werden die personenbezogenen Daten für einen begrenzten Zeitraum verarbeitet, wie im Abschnitt über die Datenaufbewahrung angegeben.

Die vom Nutzer bereitgestellten Kontaktdaten dürfen ausschließlich für Mitteilungen verwendet werden, die unmittelbar mit der Verwaltung der Registrierung, der Zugriffsanfrage und der Nutzung der Plattform zusammenhängen, es sei denn, der Nutzer hat eine gesonderte Einwilligung für Marketingzwecke und Informationsmitteilungen erteilt.

b) Zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen, denen Epta unterliegt und die sich aus steuerlichen, buchhalterischen, administrativen und sicherheitsbezogenen Vorschriften ergeben [Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO].

c) Zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, ein Recht gerichtlich oder außergerichtlich geltend zu machen oder zu verteidigen [Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO]:

Wir können Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um unser berechtigtes Interesse an der gerichtlichen oder außergerichtlichen Geltendmachung oder Verteidigung eines Rechts zu wahren, auch im Falle möglicher vorvertraglicher Haftungen.

d) Zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den ordnungsgemäßen Abschluss des Registrierungsprozesses zu gewährleisten [Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO]:

Wir können Ihnen mithilfe automatisierter Mittel, wie beispielsweise E-Mail, Mitteilungen senden, um Sie beim Abschluss der Account-Pairing-Vorgänge zu unterstützen, einschließlich Erinnerungen.

Für Marketingzwecke und Informationsmitteilungen [Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO]:

Nach Ihrer freien, spezifischen und freiwilligen Einwilligung können Ihre personenbezogenen Daten von Epta verarbeitet werden, um Ihnen über automatisierte Mittel, wie E-Mail, SMS und Messaging-Anwendungen, und/oder über herkömmliche Kommunikationswege, wie Telefonanrufe durch einen Mitarbeiter und Postsendungen, Mitteilungen mit werblichem, kommerziellem oder informativem Inhalt zu Produkten, Dienstleistungen, Initiativen und Aktivitäten von Epta zuzusenden. Diese Mitteilungen werden entsprechend der Nutzerkategorie standardisiert, ohne dass dies automatisierte Entscheidungsfindungen oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO zur Folge hat.

Die Erteilung der Einwilligung ist freiwillig. Die Nichterteilung oder ein späterer Widerruf beeinträchtigt weder die Registrierung auf der Plattform noch die Nutzung der entsprechenden Dienstleistungen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, auch teilweise und nur in Bezug auf automatisierte Kommunikationswege, indem Sie den Verantwortlichen über die im nachstehenden Abschnitt 5 angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.

3. Weitergabe an Dritte und Kenntnisnahme personenbezogener Daten

Ihre Daten können den Mitarbeitern und Mitarbeitenden des Verantwortlichen in ihrer Eigenschaft als zur Datenverarbeitung befugte Personen sowie Dritten bekannt werden, darunter Unternehmen, die Unterstützungs- oder Dienstleistungen erbringen, wie beispielsweise IT- und Anwendungsberatung und -support, Kommunikationsdienste, Datenverarbeitungsdienste, Hosting- und Cloud-Infrastrukturdienste, Cybersicherheitsdienste, weitere IT-Dienstleistungen, Webanalysen und Dienstleistungen für die Verwaltung der Plattform.

Darüber hinaus können die Daten von Unternehmen der Epta Group verarbeitet werden, die an der Bereitstellung der über die Plattform zugänglichen Produkte und Dienstleistungen sowie an der Verwaltung der entsprechenden Geschäfts-, Support- und Wartungsbeziehungen beteiligt sind. Diese Stellen verarbeiten personenbezogene Daten entsprechend ihrer jeweiligen Rolle gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften. Insbesondere können die Daten von Anbietern technologischer und infrastruktureller Dienstleistungen verarbeitet werden, einschließlich Anbietern von Cloud-Diensten und Systemen zur Verwaltung digitaler Identitäten, die für den Betrieb und die Sicherheit der Plattform eingesetzt werden.

Die Daten können außerdem an Strafverfolgungsbehörden oder Justizbehörden weitergegeben werden, wenn dies aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung und/oder einer verbindlichen gerichtlichen oder behördlichen Entscheidung erforderlich ist, sowie an unsere Rechtsberater.

Eine mögliche Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte „Drittländer“) erfolgt in Länder, die von der Europäischen Kommission als Länder mit einem angemessenen Schutzniveau für personenbezogene Daten anerkannt wurden. Andernfalls erfolgt eine solche Übermittlung nur, wenn die im Drittland ansässigen Stellen vertraglich ein angemessenes Schutzniveau gewährleisten, das dem Schutzniveau der Europäischen Union entspricht, beispielsweise durch den Abschluss der von der Europäischen Kommission vorgesehenen Standardvertragsklauseln, und die Ausübung der Rechte der betroffenen Personen jederzeit gewährleistet ist.

Solche Übermittlungen können auch im Rahmen der Nutzung von Cloud-Diensten und Authentifizierungssystemen erfolgen, die für den Betrieb der Plattform eingesetzt werden.

Weitere Informationen können unter compliance@eptarefrigeration.com angefordert werden.

4. Dauer der Verarbeitung und Aufbewahrung personenbezogener Daten

Der Verantwortliche bewahrt personenbezogene Daten so lange auf, wie dies zur Erreichung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, und insbesondere:

• für die unter Abschnitt 2.1 genannten Zwecke für einen Zeitraum von höchstens sechs Monaten, es sei denn, eine weitere Aufbewahrung ist erforderlich, um Verantwortlichkeiten im Falle möglicher Cyberstraftaten zum Nachteil der Website und/oder der Plattform festzustellen oder Anfragen der Justizbehörden oder Strafverfolgungsbehörden zu erfüllen;

• für die unter Abschnitt 2.2 a) genannten Zwecke:

  1. wenn der Registrierungsprozess erfolgreich abgeschlossen wurde und das Nutzerkonto ordnungsgemäß der entsprechenden Organisation zugeordnet wurde (Account Pairing), werden die personenbezogenen Daten für die gesamte Dauer des Vertragsverhältnisses in Bezug auf die Dienstleistungen und bis zur Beantragung der Löschung des Kontos durch den Nutzer gespeichert. In jedem Fall werden das Konto und die damit verbundenen Daten automatisch gelöscht, wenn der Nutzer zwei aufeinanderfolgende Jahre lang inaktiv war. Inaktivität bedeutet, dass während dieses Zeitraums kein Zugriff auf die Plattform erfolgt ist;

  ```

  1. wenn der Registrierungsprozess nicht abgeschlossen oder der Prozess zur Überprüfung und Zuordnung des Kontos zur entsprechenden Organisation (Account Pairing) nicht erfolgreich abgeschlossen wird, werden die personenbezogenen Daten für den Zeitraum gespeichert, der für die Verwaltung der Account-Pairing-Anfrage unbedingt erforderlich ist, und in jedem Fall:
     1. für einen Zeitraum von höchstens 48 Stunden ab der Erstellung des Pending Technical Account, wenn der Nutzer die Account-Pairing-Anfrage nicht innerhalb dieser Frist abschließt;
     2. für einen Zeitraum von höchstens 15 Tagen ab der Erstellung des Pending Technical Account, wenn der Nutzer innerhalb von 48 Stunden nach der Erstellung des Pending Technical Account Epta kontaktiert hat, um Unterstützung im Rahmen des Account-Pairing-Prozesses zu erhalten, und Epta festgestellt hat, dass der Nutzer auf der Grundlage einer gültigen Account Number berechtigt ist, innerhalb der Plattform tätig zu sein, und zwar ausschließlich zum Zweck der Ermöglichung des Abschlusses des Account-Pairing-Prozesses.

  Nach Ablauf der unter den Punkten a) und b) genannten Fristen werden der Pending Technical Account und die damit verbundenen personenbezogenen Daten automatisch gelöscht, sofern der Account-Pairing-Prozess nicht erfolgreich abgeschlossen wurde.

  ```

• für die unter den Abschnitten 2.2 b) und 2.2 c) genannten Zwecke für zehn Jahre, und zwar aufgrund der Aufbewahrungspflichten nach den buchhalterischen und steuerlichen Vorschriften beziehungsweise aufgrund der Verjährungsfrist für vertragliche Ansprüche;
• für die unter Abschnitt 2.2 d) genannten Zwecke für drei Jahre ab der Erteilung Ihrer letzten Einwilligung zu Marketingzwecken und für Informationsmitteilungen. Bei Annäherung an das Ende dieses Zeitraums werden Sie gefragt, ob Sie weiterhin an dem Erhalt solcher Mitteilungen interessiert sind. Im Falle einer positiven Antwort wird der oben genannte Aufbewahrungszeitraum verlängert. Andernfalls werden die Daten nach Ablauf des Zeitraums gelöscht.

Die Aufbewahrungsfristen für die mithilfe von Cookies erhobenen Daten sind in der Cookie Policy verfügbar: https://www.myepta.com/cookie-policy

5. Rechte der betroffenen Personen (Artikel 15 bis 22 der Verordnung)

Abschließend informieren wir Sie darüber, dass Sie jederzeit kostenlos und ohne besondere Formalitäten die folgenden Rechte gemäß den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO ausüben können: das Recht auf Auskunft über personenbezogene Daten, d. h. das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden, und, falls dies der Fall ist, Zugang zu diesen personenbezogenen Daten sowie eine Kopie davon und die in Art. 15 DSGVO aufgeführten Informationen zu erhalten; das Recht auf Berichtigung, d. h. das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen (Art. 16); das Recht auf Löschung beziehungsweise das Recht auf Vergessenwerden, d. h. das Recht, die Löschung der Sie betreffenden Daten zu verlangen, wenn einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe vorliegt (Art. 17); das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, d. h. das Recht, in den gesetzlich vorgesehenen Fällen die Einschränkung der zukünftigen Verarbeitung gespeicherter Daten zu verlangen (Art. 18); das Recht auf Mitteilung im Zusammenhang mit der Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 19); das Recht auf Datenübertragbarkeit, d. h. das Recht, in den in Art. 20 DSGVO vorgesehenen Fällen die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten ohne Behinderung an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln (Art. 20); sowie das Recht auf Widerspruch, d. h. das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, die auf unserem berechtigten Interesse beruht (Art. 21).

In Bezug auf Marketingzwecke haben Sie das Recht, jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diese Zwecke zu widersprechen sowie Ihre zuvor erteilte Einwilligung jederzeit vollständig oder teilweise zu widerrufen, beispielsweise nur in Bezug auf automatisierte Kommunikationswege. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Anträge auf Ausübung der oben genannten Rechte können per Post an Epta S.p.A., Via Mecenate, 86 - 20138 Mailand, Italien, oder per E-Mail an compliance@eptarefrigeration.com gerichtet werden.

Wir erinnern Sie außerdem daran, dass Sie das Recht haben, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen (www.garanteprivacy.it).

6. Verwendung von Cookies

Weitere Informationen über die Verwendung von Cookies und die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in unserer Cookie Policy: https://www.myepta.com/cookie-policy

7. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann entsprechend den rechtlichen und technologischen Entwicklungen Änderungen oder Aktualisierungen unterliegen. Im Falle wesentlicher Änderungen werden wir Ihnen die neue Version per E-Mail zusenden.

Letzte Aktualisierung: 22. Juli 2026