Política de privacidad MyEpta

La presente política describe las modalidades de tratamiento de los datos personales llevadas a cabo por Epta S.p.A. a través de la plataforma digital MyEpta (en adelante, la «Plataforma»), accesible desde el sitio web https://www.myepta.com.

La Plataforma es un portal digital para profesionales (B2B) a través del cual Epta S.p.A. pone a disposición de los clientes y de sus representantes autorizados (los «Usuarios») información, documentación, datos y servicios (los «Servicios») relacionados con los productos de refrigeración industrial (los «Activos») instalados en los puntos de venta o centros operativos («Tiendas») de las organizaciones clientes del Grupo Epta (las «Organizaciones»).

Los Servicios pueden incluir, en función de los privilegios de acceso de los Usuarios y de los Servicios contratados por sus Organizaciones, la visualización y el análisis de datos técnicos y operativos relacionados con los Activos, incluidos los parámetros de funcionamiento, los datos de rendimiento, los consumos energéticos, la notificación de anomalías y el apoyo a las actividades de mantenimiento.

El acceso a los Servicios está sujeto a la finalización de los procedimientos de registro del Usuario y de verificación y asociación de la cuenta del Usuario con la correspondiente Organización (en adelante, «Account Pairing») y se produce exclusivamente dentro de los límites de los privilegios de acceso asignados al Usuario y de los Servicios contratados por la correspondiente Organización.

En el marco del uso de la Plataforma, podrán tratarse datos personales relativos a personas físicas identificadas o identificables.

De conformidad con los artículos 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679 («RGPD»), Epta S.p.A., en calidad de Responsable del tratamiento, proporciona la presente política en relación con el tratamiento de los datos personales de los Usuarios.

La presente política tiene por objeto describir las modalidades de tratamiento de los datos personales, las finalidades y las bases jurídicas del tratamiento, los plazos de conservación y los derechos de los interesados.

1. Responsable del tratamiento

El Responsable del tratamiento de los datos personales es Epta S.p.A., Cod. Fisc. e P. IVA IT 04160730968, con domicilio social en Via Mecenate, 86 - 20138 Milán, Italia, Tel. +39 02 55403211, correo electrónico uffamministrativi@pec.eptarefrigeration.com (en adelante también «Epta», la «Sociedad» o el «Responsable»).

De conformidad con los artículos 37–39 del RGPD, Epta ha designado a un Delegado de Protección de Datos (Data Protection Officer – DPO), con quien se puede contactar a través de la siguiente dirección:

c-dpo@external.eptarefrigeration.com

2. Qué tipos de datos se tratan en la Plataforma, con qué finalidades y sobre qué bases jurídicas

En la Plataforma se tratan los siguientes tipos de datos personales, para las siguientes finalidades y sobre la base de las bases jurídicas que se indican a continuación:

2.1. Datos de navegación

Con el fin de perseguir nuestro interés legítimo de garantizar la seguridad de la Plataforma y determinar responsabilidades en caso de posibles delitos informáticos en perjuicio del Sitio, comprobar su correcto funcionamiento y obtener información estadística sobre su uso [art. 6, apartado 1, letra f) del RGPD], los sistemas informáticos y los procedimientos de software utilizados para el funcionamiento de este Sitio y de la Plataforma adquieren, durante su funcionamiento normal, determinados datos personales cuya transmisión es implícita en el uso de los protocolos de comunicación de Internet.

Se trata de información que no se recopila para asociarla a interesados identificados, pero que, por su propia naturaleza, podría permitir identificar a los Usuarios mediante tratamientos y asociaciones con datos en poder de terceros.

Esta categoría de datos incluye las direcciones IP o los nombres de dominio de los ordenadores utilizados por los Usuarios que se conectan a la Plataforma, las direcciones en notación URI (Uniform Resource Identifier) de los recursos solicitados, la hora de la solicitud, el método utilizado para enviar la solicitud al servidor, el tamaño del archivo obtenido como respuesta, el código numérico que indica el estado de la respuesta proporcionada por el servidor (correcta, error, etc.) y otros parámetros relacionados con el sistema operativo y el entorno informático del Usuario.

La siguiente es una lista indicativa de la información que podríamos recopilar:

• dirección del protocolo de Internet (IP);
• tipo de navegador y parámetros del dispositivo utilizado para conectarse al sitio web y/o a la Plataforma;
• nombre del proveedor de servicios de Internet (ISP);
• fecha y hora de la visita;
• página web de procedencia del visitante (referral) y página de salida;
• eventualmente, el número de clics.

La recopilación de dichos datos personales se realiza automáticamente durante la navegación por el sitio web y/o la Plataforma y, por lo tanto, su suministro es obligatorio para todos los Usuarios y visitantes del sitio web y/o de la Plataforma.

2.2. Datos facilitados voluntariamente por el Usuario

a) Para la ejecución del contrato de servicios del que Usted sea parte y/o para la aplicación de medidas precontractuales adoptadas a petición suya [art. 6, apartado 1, letra b) del RGPD]:

En relación con el registro y el uso de la Plataforma, los datos personales facilitados por el Usuario se tratan con el fin de:

• permitir el registro en la Plataforma y la creación de una cuenta de Usuario, que en la fase inicial adopta la forma de una cuenta técnica temporal (denominada «Pending Technical Account»), necesaria para gestionar la solicitud de Account Pairing;
• gestionar la solicitud de acceso del Usuario y el proceso de Account Pairing, es decir, la verificación y asociación de la cuenta con la correspondiente Organización de la que forma parte, lo que incluye la verificación de la identidad del Usuario, de su pertenencia a la Organización o de su autorización para actuar en nombre de esta, así como de la exactitud de la información facilitada;
• determinar el ámbito de acceso autorizado del Usuario en función de su función y de la información disponible en los sistemas del Responsable (como, a título meramente ejemplificativo, Organización, account number, Tienda, Activos y Servicios);
• permitir, una vez finalizado el proceso de Account Pairing, el uso de los Servicios dentro de los límites de los privilegios de acceso asignados al Usuario y de los Servicios contratados por la correspondiente Organización.

Para mayor claridad, el registro implica inicialmente la creación de una Pending Technical Account, utilizada exclusivamente para gestionar el proceso de Account Pairing. Dicha cuenta no permite el acceso a los Servicios ni a otras funcionalidades reservadas de la Plataforma. El acceso efectivo a los Servicios está sujeto a la finalización de los procedimientos de Account Pairing por parte del Usuario, que consisten esencialmente en asociar un account number válido a la Pending Technical Account, de conformidad con las instrucciones proporcionadas dentro de la Plataforma, y está limitado a los privilegios de acceso asignados al Usuario y a los Servicios contratados por la correspondiente Organización.

Para la creación de la Pending Technical Account se requieren los siguientes datos: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, Organización de pertenencia y país/zona geográfica. Para completar el proceso de Account Pairing podrán solicitarse datos adicionales, incluidos el account number y la información relativa a la función del Usuario dentro de la Organización.

El suministro de los datos personales es facultativo, pero necesario para el registro en la Plataforma y para el acceso a los Servicios; en caso contrario, no será posible crear la cuenta ni utilizar la Plataforma.

En caso de que el proceso de Account Pairing no se complete, los datos personales se tratarán durante un período limitado, tal como se indica en la sección relativa a la conservación de los datos.

Los datos de contacto facilitados por el Usuario podrán utilizarse exclusivamente para comunicaciones estrictamente relacionadas con la gestión del registro, la solicitud de acceso y el uso de la Plataforma, salvo que el Usuario haya otorgado un consentimiento específico para finalidades de marketing y comunicaciones informativas.

b) Para cumplir las obligaciones legales a las que está sujeta Epta, previstas por las normas fiscales, contables, administrativas y de seguridad [art. 6, apartado 1, letra c) del RGPD].

c) Para perseguir nuestro interés legítimo de ejercer o defender un derecho en procedimientos judiciales o extrajudiciales [art. 6, apartado 1, letra f) del RGPD]:

Podremos tratar sus datos personales para perseguir nuestro interés legítimo de ejercer o defender un derecho en procedimientos judiciales o extrajudiciales, incluso en caso de posibles responsabilidades precontractuales.

d) Para perseguir nuestro interés legítimo de garantizar la correcta finalización del proceso de registro [art. 6, apartado 1, letra f) del RGPD]:

Podremos enviarle, mediante herramientas automatizadas (como el correo electrónico), comunicaciones destinadas a ayudarle a completar las operaciones de Account Pairing, incluidos recordatorios.

Para finalidades de marketing y comunicaciones informativas [art. 6, apartado 1, letra a) del RGPD]:

Previa obtención de su consentimiento libre, específico y facultativo, Epta podrá tratar sus datos personales para el envío, mediante herramientas automatizadas (como correo electrónico, SMS y aplicaciones de mensajería) y/o mediante métodos tradicionales (como llamadas telefónicas realizadas por un operador y correo postal), de comunicaciones de carácter promocional, comercial e informativo relacionadas con los productos, servicios, iniciativas y actividades de Epta, estandarizadas según el tipo de Usuario, sin que ello implique procesos de toma de decisiones automatizadas ni elaboración de perfiles en virtud del artículo 22 del RGPD.

El otorgamiento del consentimiento es facultativo; la falta de otorgamiento o su posterior revocación no afectarán en modo alguno al registro en la Plataforma ni al uso de los Servicios correspondientes. Usted podrá revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado, incluso parcialmente y únicamente con respecto a las modalidades automatizadas de comunicación, poniéndose en contacto con el Responsable a través de los datos de contacto indicados en el apartado 5 siguiente.

3. Comunicación a terceros y acceso a los datos personales

Sus datos podrán ser conocidos por los empleados y colaboradores del Responsable, en calidad de personas autorizadas para el tratamiento, así como por terceros (empresas que prestan asistencia o servicios tales como, por ejemplo: servicios de consultoría y soporte informático y de aplicaciones, servicios de comunicación, servicios de tratamiento de datos, servicios de alojamiento e infraestructura en la nube, servicios de ciberseguridad, otros servicios informáticos, análisis web y servicios de gestión de la Plataforma) y por sociedades del Grupo Epta implicadas en el suministro de los productos y Servicios accesibles a través de la Plataforma, así como en la gestión de las correspondientes relaciones comerciales, de asistencia y de mantenimiento.

Dichos sujetos tratan los datos personales de acuerdo con la función que desempeñan respectivamente, de conformidad con la normativa aplicable en materia de protección de datos personales. En particular, los datos podrán ser tratados por proveedores de servicios tecnológicos y de infraestructura, incluidos proveedores de servicios en la nube y sistemas de gestión de identidades digitales utilizados para el funcionamiento y la seguridad de la Plataforma.

Los datos también podrán compartirse con las fuerzas de seguridad o las autoridades judiciales cuando sea necesario en cumplimiento de una obligación legal y/o como consecuencia de una resolución judicial o administrativa vinculante, así como con nuestros asesores jurídicos.

La posible transferencia de sus datos personales a países no pertenecientes a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo (los denominados «Terceros Países») se realizará hacia países reconocidos por la Comisión Europea como capaces de garantizar un nivel adecuado de protección de los datos personales o, en caso contrario, cuando dichos sujetos situados en el Tercer País garanticen contractualmente un nivel de protección de los datos personales adecuado con respecto al de la Unión Europea (por ejemplo, mediante la firma de las cláusulas contractuales tipo previstas por la Comisión Europea) y siempre que se garantice el ejercicio de los derechos de los interesados.

Dichas transferencias también podrán realizarse en el marco del uso de servicios en la nube y sistemas de autenticación utilizados para el funcionamiento de la Plataforma.

Puede solicitar información adicional escribiendo a compliance@eptarefrigeration.com.

4. Duración de los tratamientos y conservación de los datos personales

El Responsable conserva los datos personales mientras sean necesarios para alcanzar la finalidad para la que fueron recopilados y, en particular:

• para las finalidades indicadas en el apartado 2.1 anterior, durante un período máximo de seis meses, salvo que sea necesaria una conservación adicional para determinar responsabilidades en caso de posibles delitos informáticos en perjuicio del sitio web y/o de la Plataforma o para cumplir solicitudes de la autoridad judicial o de las fuerzas de seguridad;

• para las finalidades indicadas en el apartado 2.2 a) anterior:

  1. en caso de que el proceso de registro se complete correctamente y la cuenta del Usuario se haya asociado correctamente con la correspondiente Organización (Account Pairing), los datos personales se conservarán durante toda la vigencia de la relación contractual relativa a los Servicios y hasta que el Usuario solicite la eliminación de la cuenta. En cualquier caso, la cuenta y los datos correspondientes se eliminarán automáticamente en caso de inactividad continuada durante 2 años consecutivos, entendida como la falta de acceso a la Plataforma durante dicho período;

  ```

  1. en caso de que el proceso de registro no se complete o no finalice el proceso de verificación y asociación de la cuenta con la correspondiente Organización (Account Pairing), los datos personales se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para gestionar la solicitud de Account Pairing y, en cualquier caso:
     1. durante un período no superior a 48 horas desde la creación de la Pending Technical Account, cuando el Usuario no complete la solicitud de Account Pairing dentro de dicho plazo;
     2. durante un período máximo de 15 días desde la creación de la Pending Technical Account, cuando, dentro de las 48 horas siguientes a la creación de la Pending Technical Account, el Usuario haya contactado con Epta para recibir asistencia en el marco del proceso de Account Pairing y Epta haya comprobado que el Usuario está legitimado para operar dentro de la Plataforma sobre la base de un account number válido, con el único fin de permitir la finalización del proceso de Account Pairing.

  Una vez transcurridos los plazos indicados en los puntos anteriores sin que el proceso de Account Pairing se haya completado correctamente, la Pending Technical Account y los datos personales asociados se eliminarán automáticamente.

  ```

• para las finalidades indicadas en los apartados 2.2 b) y 2.2 c) anteriores, durante 10 años, debido respectivamente a las obligaciones de conservación impuestas por la normativa contable y fiscal y al plazo de prescripción de las acciones contractuales;
• para las finalidades indicadas en el apartado 2.2 d) anterior, durante 3 años a partir del otorgamiento de su último consentimiento para fines de marketing y comunicaciones informativas; al acercarse la fecha de vencimiento de dicho plazo, se le preguntará si sigue interesado en recibir dichas comunicaciones y, en caso afirmativo, se renovará el período de conservación anteriormente mencionado. En caso contrario, los datos se eliminarán al vencimiento del período.

Los plazos de conservación de los datos recopilados mediante cookies están disponibles en la Política de Cookies: https://www.myepta.com/cookie-policy

5. Derechos de los interesados (artículos 15 a 22 del Reglamento)

Por último, le informamos de que tiene derecho a ejercer en cualquier momento, de forma gratuita y sin formalidades, los siguientes derechos previstos en los artículos 15 a 22 del RGPD: el derecho a solicitar el acceso a los datos personales, es decir, el derecho a obtener confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, a obtener acceso a dichos datos personales, obtener una copia de ellos y recibir la información enumerada en el artículo 15 del RGPD; la rectificación, es decir, el derecho a obtener la rectificación de los datos inexactos que le conciernen o la compleción de los datos incompletos (art. 16); la supresión o el derecho al olvido, es decir, el derecho a obtener la supresión de los datos que le conciernen cuando concurra alguno de los motivos previstos por la normativa (art. 17); la limitación del tratamiento, es decir, el derecho a obtener, en los casos previstos por la normativa, la restricción del tratamiento futuro de los datos conservados (art. 18); la notificación en caso de rectificación, supresión o limitación (art. 19); la portabilidad, es decir, el derecho, en los casos previstos en el artículo 20 del RGPD, a recibir los datos que le conciernen en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, así como a transmitir dichos datos a otro responsable del tratamiento sin impedimentos (art. 20); y el derecho de oposición, es decir, el derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de sus datos personales realizado sobre la base de nuestro interés legítimo (art. 21).

En relación con las finalidades de marketing, tiene derecho a oponerse en cualquier momento al tratamiento de sus datos personales realizado para dichas finalidades, así como a revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado previamente, de forma total o parcial, por ejemplo, únicamente en relación con las modalidades automatizadas. La revocación del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su revocación.

Las solicitudes para ejercer los derechos anteriormente indicados podrán presentarse por correo postal a la dirección Epta S.p.A., Via Mecenate, 86 - 20138 Milán, Italia, o por correo electrónico a la dirección compliance@eptarefrigeration.com.

Asimismo, le recordamos que tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales (www.garanteprivacy.it).

6. Uso de cookies

Para obtener más información sobre el uso de cookies y el tratamiento correspondiente de los datos personales, consulte nuestra Política de Cookies: https://www.myepta.com/cookie-policy

7. Modificaciones

La presente política de privacidad podrá estar sujeta a modificaciones o actualizaciones de conformidad con la evolución normativa y tecnológica. En caso de modificaciones sustanciales, le enviaremos la nueva versión por correo electrónico.

Última actualización: 22 de julio de 2026